採用担当の教科書

企業説明会に必要な人数って?説明会当日の最適な運営人数と役割分担

説明会役割分担

少ない人数で新卒採用を担当している企業も多いと思います。
今回は、新卒採用の際に欠かせない企業説明会において、必要な運営人数をお伝えします。

・30人以下の説明会では、運営2人、先輩社員の質問タイムで2〜3人
・100人以上の説明会では、運営3人、先輩社員の質問タイムで3〜5人

が好ましいと思います。
6〜15人に1人の割合で社員がいると、学生をフォローしやすく、説明会の満足度を高める事ができます。

役割としては、

  • 司会
  • 進行管理
  • 音響・映像
  • 受付
  • 会場案内
  • カメラ等の記録
  • 質問タイムに出演する先輩写真

があります。
それぞれの細かい仕事を見ていきましょう。

司会の役割

司会の役割は、説明会全体の進行だけでなく、雰囲気を作る役割があります。
企業について少しでも伝わるように、学生が聞きやすく質問しやすい空気をつくることが必要です。
司会が注意するポイントについては以前まとめたので、そちらもあわせてご覧下さい。

進行管理

1番の仕事は、会が時間道理進むようにするためのタイムマネジメントでしょう。
説明会において時間通りに始まって、時間通りに終わるというのは最重要事項です。
司会者や話をしている社員に残り時間を伝えて、時間通りに進むように管理しましょう。

音響・映像

音響の仕事というのは、説明会が始まる前や終わったあとに学生がリラックスできるような音楽をかけて、会場の雰囲気を作ること。
映像は、会社の業務内容をわかるやすくするために流す映像を操作する役割です。
ただ、これらは司会が兼務する事も可能です。

受付

受付の印象は、会社の印象につながりやすいです。
また、トイレの場所や終了時間などについての質問を受けやすいポジションでもあります。
きちんと笑顔で受け答えできるようにしましょう。

会場案内

もしも、わかりにくい会場の場合、会場の外で案内看板をもって学生を迎える役割の人がいるととても親切です。
人数に余裕がある場合は、人を配置するといいでしょう。

カメラ等の記録

説明会の様子を写真に黒くしてブログやFacebookページに投稿することもできます。
ただ写真にうつりたくない学生もいるので、学生に確認をするか、顔がわからない全体がわかるような写真を撮影しましょう。

質問タイムに出演する先輩社員

先輩写真への質問タイムがある場合は、2〜3名は用意した方がいいと思います。
女性社員と男性社員。
若手社員とベテラン社員。
のようにバランスよく組み合わせましょう。

運営人数は少ない場合は、臨機応変に対応

運営人数が少ない場合は、
司会・音響・映像を兼務、進行管理・受付・カメラは兼務といったかたちがいいかと思います。
とはいってもやはり、先輩社員の質問タイムに出演する人以外に運営スタッフとして2人はいたほうがいいと思います。
役割分担をきちんとして学生の満足度が高い説明会にしましょう。

金子愛

金子愛

法政大学卒業。 2008年株式会社クイック入社。 求人広告営業を経験後、営業企画、研修、新卒採用担当を経験。 企業で働く人や学生と接している中で、“多くの選択肢を知った上で、自分の生き方や職業を選択すること”の重要性を感じ、現在は、千葉県富津市金谷で多世代交流ができるようなコミュニティづくりをしている。

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