採用担当の教科書

会社案内パンフレットの制作の流れと注意点まとめ

コスト削減

新卒採用活動において学生に渡す会社案内のパンフレットは非常に大切な自社アピールの武器となります。
今やウェブ上での情報発信も盛んではありますが、結局はパソコンの同じ大きさの画面で見るものなので全部似たように見えてしまうものです。
一方で会社案内のパンフレットは実際に手に取ってみるものなので、会社ごとのオリジナリティを最も出せる情報媒体でもあるのです。

今回は、そんな会社案内パンフレットの制作の流れと注意点についてまとめてみました。

業者を選定しよう

新卒採用活動向けのパンフレットを作ることが決まったら最初は業者探しから始まります。
通常は就職情報サイトの運営会社に制作してもらうのがよいでしょう。
学生の集客に効果的な方法や採用向けのパンフレットとしての作成ノウハウに詳しいはずです。

しかし、関連会社や会社の営業向けのパンフレットを作っている印刷会社など勝手を知っているところがあるのなら融通が利く場合もあるかもしれません。
併せて見積もりを出してもらって、値段とサービスの内容で決めましょう。
パンフレットの製作はやりとりがいろいろ生じますので何かと相談に乗ってもらいやすいところがいいと思います。

スケジュールを決めよう

業者が決まったら、最初にスケジュールを決めましょう。
ここでは余裕を持ったスケジュールで作成することが必要です。
印刷物の作成は何度も校正をしたり、直前になって変更が生じたり想像以上に時間がかるものであり、どんなに余裕を持ったスケジュールでも出来上がるまでは何かとぎりぎりになってしまうことが多々あります。

また、ここで更に注意をして長い期間を取っておきたい点があります。
自社で他会社の有名な製品の一部を製造している場合などで、他社の製品名や名前を出すときです。
著作権や肖像権などの関係で印刷物を作成、配布しても問題ないのか確認を取る必要があります。
その確認は長ければ1か月程度を要する場合もありますし、会社のお得意様であるので返事をせかすわけにはいきません。
事前にこのような確認をするのでどのくらいの時間がかかるのかをその会社に聞いて、その分の期間を考慮したスケジュールにしましょう。

制作の実際の流れ

そうして、スケジュールが決まってからは実際に何ページぐらいでどんな内容かを制作会社の人と話し合うことになります。
ここでは一からこちらで案を出さなくてもどんなことを盛り込みたいという話をすればだいたいのたたき台は作成してくれます。

内容が大体決まると取材日→原稿出来上がり→確認・校正→最終確認など具体的な日程が決まってきます。
この最終確認は他部門の部門長や役員などがいろいろな意見を出し、何度も校正のし直しが出てくる場合があります。
この部分の社内調整が一番大変な部分かも知れません。
後は最終確認が済めば、印刷開始→納品→発送と続いていきます。
DMとして使う場合には発送すべき学生の選定もある程度前に済ませる必要があります。

注意すべき点

ここで気を付けなければならないのは他部門の社員に取材の協力をしてもらうときです。
他部門の社員は当然普段の通常業務があるのである程度余裕を持って依頼しましょう。
他部門にはセミナーや面接でも協力してもらうこともあるので、いかに採用活動への協力に対する負担感を感じさせないかは重要な点であります。
余裕を持って取材に臨めるように最大限の配慮をしましょう。

また、制作会社に案内状も併せて発注する時は社内でも作れないか検討してもいいでしょう。
白黒なら社内のコピーで十分なはずです。
制作会社に作成を頼むとそれだけで数万円とられたりもします。
他にも封筒も社内の普段使いのものが使いまわせないかなど、費用を抑えたい場合には工夫をしてみましょう。

最後に、このパンフレットはせっかく作成したので数年は使える内容にしましょう。
内容がしっかりしていれば数年経っても一部の差し替えのみで長く使えるはずです。

業者の言うままにならないようにしよう

採用担当者は普段はパンフレットの製作には無縁で、取材や校正などは初めての体験になるかもしれません。
それでも業者の言うままにならず、気になることは相談し、譲れないところは主張して納得のいく採用活動用のパンフレットを作成しましょう。
パンフレット制作はいいものを作ろうとすればするほど、校正に時間がかかり、修正もたくさん入って非常に手間のかかる作業になります。
それでも、費やした努力や熱意は必ず学生に伝わるはずですので、時間を惜しまず頑張ってください!

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