採用担当の教科書

採用計画のフォーマットは綿密な計画を立てて活用しよう

light-bulbs-1125016_1280

【この記事は新卒採用の人事担当者向けです】

人員に欠員が出た、新しい事業を立ち上げるなど、新たに人材を企業に加えるという際には採用計画が必要になってきます。

しかし、
・どんな人材がほしいのか
・何人採用するのか
・予算はどのくらいあるのか
によって方針が大きく変わることと思いますし、一からすべて考えて計画するのは大変ですよね。

そこで、今回は
「どのようにすれば良い人材を確保するために行動できるだろうか」
「採用を計画しているが、一からすべてやる余裕がない」
という人に向けて、採用計画のフォーマットをすべてまとめていきたいと思います。

採用の目的を考える

まず、採用計画とは事業計画に合わせて「どの部署に何人、いつ、どんな人を採用するか」ということを決めるのが基本です。

そして「なぜ新たな人員を追加するのか」ということを踏まえておくことで、予算に合わせて人員数を決めたり、どのように求職者にアプローチするのかを決めることができます。

なにより現在も採用市場をとりまく環境は厳しく、その企業にあった人材を確保することに苦戦しているのが現状です。そのため、今後5~10年の経営ビジョンとリンクした採用計画が必要になってきます。

新たな事業の達成に必要な人員数を想定し、社内の年齢構成や社員の離職・定年退職などを見越したうえで優秀な人材を確保しましょう。

採用計画のスケジュール

2018年度の新卒採用の企業説明会が3月1日、面接が6月に解禁というように、新卒採用の場合はある程度時期は固定されてきます。

  1. 9月~   計画立案
  2. 11月~5月 ナビの準備・会社説明会・エントリーシートの収集
  3. 6月~   選考と内々定

おおまかに、このように採用は進んでいくのでこれを参考に採用計画のフォーマットを作成していくとよいでしょう。

目標採用人数を決定する

採用の目的が新しい事業を始めるか、人員の欠員によるものなのか、どちらにしても最初になされるのは社内での異動による調整・人員配置の適正化です。さらに人員を採用したあとは、一定の教育期間を設けなければならないということも頭の隅に入れておきましょう。

その上でどの部門に何人採用しなければならないかを考えていきます。

事業部が求める人数は、基本的には採用マーケットの状況を考えておいて問題ありません。しかし人事としては採用マーケットの現状と予測を踏まえておかないと、現実味のない数字が目標をなってしまうこともあるので、注意が必要です。

また、事業が波に乗っているときには目先の売上に直結する部門の強化に偏ってしまう傾向があります。そこでは、中長期的な視点を持ち、将来の組織の核となる人材の採用もバランスよく計画に組み込む視点を持つことが必要でしょう。

新卒採用 or 中途採用

こちらも採用の目的に沿って考えていきましょう。

中小企業やベンチャー企業のように、優秀な人材がいないことで業績に支障がでている場合は、中途採用で即戦力を採用して内部体制を補強することで大きな成長が期待できます。

また、人員不足により新卒採用者を教育する余裕がないという場合も、中途採用を進めることで停滞を防ぎます。

このあたりに見切りをつけることで、新卒採用者の会社へのミスマッチを防ぐことができるでしょう。

採用職種・部門と人事部のすり合わせ

新たな人員を採用するにあたって、事業部門の責任者は、部門の売上・利益の目標を達成するために必要な人数・スペックを洗い出しましょう。

これに基づいて採用計画を進めていくわけですが、人事はこれを鵜呑みにするのではなく、きちんと意見を交わしていきましょう。

例えば、現場が要望する人材のスペックがとても高い場合、人事担当者が「そのような人材はなかなか見つからない」とアドバイスしなければいけません。

また逆に、現場がすぐにでも人材が欲しいということで、本来欲しい人材よりも基準を落として要望を出してくる場合は
「本当にその人材でいいのか、長い目で見て大丈夫か」
ということを確認することが大事です。

人事部は事業部の採用の要望を実現すべく知恵を絞りつつ、マーケットの状況に合わせて計画自体を見直すように働きかけるくらいの意気込みで進めていきましょう。

求める人材要件を社内の共通認識にする

たとえば人材に「コミュニケーション能力」を求めると言っても、それが
・一対一の関係を築く能力のことなのか
・多くの人に正確な情報を伝える能力のことなのか
は、人ぞれぞれ認識が異なりますよね。

それを事業部と人事部のあいだでしっかりと共通認識にしておくことで、求める人材のミスマッチが起こりにくくなるでしょう。

採用手法と予算を考える

人材を募る方法はさまざまです。どの手段を選ぶかは、これまでの採用計画全体を見ながら予算と相談し、最適なものを選択するとよいでしょう。

新卒は選考が長期に渡るので、就活サイトや学校での説明会、学校の推薦枠を狙うという方法もありますし、SNSを利用した就職活動を行っている企業も多いです。

一方、中途採用は入社希望日も考慮して、人材紹介会社・派遣・就職サイトなどを職種や求める人材像に合わせて選定します。中途採用向けのサイトは新卒採用向け以上に様々な特色があったり、業界・職種ごとに別れているものも多いので有効活用しましょう。

それ以外に、自社のホームページに採用ページを設ける方法もあります。そのページに訪れる人はその企業に興味がある人であり、コストも少なくて済むというメリットがあります。

採用計画の重要性

ここまでで、採用計画に必要なフォーマットをまとめてきました。採用計画の立案の第一歩は、採用の成果を数字で評価できる仕組みをつくることです。

経営計画と事業計画にもとづいて、どんな成果を出せる人を何人、いつまでに採用するということを最初に明確に決めておくことが大切です。

先行きが見えない時代だからこそ、状況の変化に対応する土台となる採用計画が必要不可欠なのです。また、突然なにかが起こったときに計画的に行動を起こしていれば軌道修正もしやすく、問題解決へ機能しやすくなります。

計画を立ててすべてがうまくいくということが少ないからこそ、いかに的確に軌道修正を図っていけるかという点においても、しっかりとした採用計画が役に立つはずです。

新卒採用の手引き 運営事務局

新卒採用の手引き 運営事務局

採用担当者向け採用ノウハウサイト「新卒採用の手引き」運営局です。採用担当者や人事向けに採用ノウハウや採用関連ニュースの情報を配信しています。

Return Top