新卒の採用活動を進めていく中で、多くの学生の学校情報や住所、電話番号など大量の個人情報を管理していくことになります。
採用活動での学生の個人情報の取り扱いについて今一度、基本を確認してみましょう。
厚生労働省ではガイドラインを定めている
厚生労働省では雇用管理に関する個人情報の取り扱いについてガイドラインを定めています。
このガイドラインで定められている個人情報の取り扱いのポイントは以下の通りです。
- 雇用管理情報の利用目的をできる限り特定する
- その利用目的には情報を取得する際に本人に通知または公表する
- 利用目的の範囲内で雇用管理情報を取り扱う
- 雇用管理情報は適正な方法で取得する
- 漏洩・滅失・既存を防ぐための安全措置を取る
- 取り扱う従業者や委託先を監督する
- 個人データを第三者に提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る
- 本人からデータ開示を求められた時には適切に対応する
（出典：厚生労働省「雇用管理に関する個人情報の取り扱いについて 平成24年5月」）
これらの項目は当たり前のことですが、しっかり把握しておきましょう。
実際に会社が気を付けるべき事とは？
会社によっては採用情報のホームページなどに「利用目的について」「個人情報の取り扱いについて」「個人譲歩の開示､訂正、削除等」などについてその取扱い方を明示しています。
これが個人情報を取得する際にその利用目的などを公表するということになります。
項目の区分けは会社それぞれですが、多くの会社が採用時の個人情報の取得についてこのように個人情報の取り扱いについて明示しています。
上記のガイドラインの対象は5000人分を超える個人情報を事業活動に利用していて、労働者等を使用する民間事業者が対象とされていますが、中小規模事業所であっても個人情報の取り扱い方によってはトラブルのきっかけになるのでぜひ参考にして下さい。
実際の履歴書の応募書類はどのように取り扱うか
採用担当者がよく迷うのは応募書類の履歴書などをどう管理していくのかといったことではないでしょうか。
特に不採用の学生の書類は大量になってしまいますね。
不採用の書類は不採用通知と共に本人に返却するのが理想ですが、新卒採用など応募人数が多すぎる場合にはそれも難しいですよね。
その場合は個人情報保護の観点からも応募書類を破棄するということになります。
破棄の場合は誰がいつまでにどのように破棄するのかの手順を決めておき、破棄した旨の記録を残すようにしておきましょう。
その場合はシュレッダーをかけるなど第三者に利用されることがないように気を付け、応募者にも破棄する旨を不採用通知の際にでも伝えておいた方が良いですね。
個人情報を取り扱っている自覚を持とう
人事の採用担当者として大量の個人情報を管理しているので、ここで紹介した取り扱いのポイントを参考にし、コンプライアンスに努めましょう。
問い合わせがあった時にも普段から管理をしっかりしていることにより、トラブルを未然に防ぐことができます。
