採用担当の教科書

業務効率化を徹底的に!採用活動の繁忙期を乗り切るコツ

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採用活動も本格化する時期に入ってきました。
この時期はセミナーの対応や選考の準備など何かと業務が重なってしまうものです。
この繁忙期を少しでも効率的に乗り切るコツについてご紹介致しましょう。

業務をマニュアル化しておく

これは今後のためにも必要なことですが、いつか他の社員が採用業務に就くことも考えて採用業務を完全マニュアル化しておくことをお勧めします。

マニュアル作成の際に必要なものの例は以下の通りです

・採用活動全体のスケジュール図

・準備のチェックリスト(セミナー用・筆記試験用・面接用等)

・注意点をまとめたもの

・次年度から改善をすべき事

・電話応対マニュアル

やるべき項目を箇条書きにしてチェックリスト化し完了の日付などを記入できるとよいです。
他の社員とファイルを共有すれば業務の進行状況を把握しあうこともできます。
採用担当者自身、どの時期に何をやるのかが明確であれば、必要な事だけをサクサクと進めていくことができます。

また一時的に業務が繁忙になるので、普段は他の業務に就いている社員にも手伝ってもらう場合にもこのマニュアルが役に立ちます。

事前にできる採用業務は準備をすすめる

例えば、面接の連絡や面接の資料作りなどは、どの学生が面接対象なのかわからないとその作業に取り掛かることはできません。
採用業務ではこのようにタイムリーな作業というものが一時的に重なってしまうので一定の期間、業務が繁忙になってしまうのです。

重なってしまうものは仕方がないので、前もって準備できることは事前に準備をしておきましょう。
事前に準備できる業務には以下のようなものがあります。

・セミナー等のプレゼン資料の作成

・DMの内容検討

・メッセージの内容検討(エントリー直後用、セミナー直前用など)

・繁忙期に他の社員に依頼すべき事のまとめと指導用のマニュアル

これはほんの一例ですが、採用業務中は例年通りの業務も多く、その時でなければならないこと以外の業務は探せば結構あります。
忙しくなりすぎる前にできる業務はやっておき、繁忙期に慌ててやることがないようにしましょう。

時間がある時に準備、検討をしておくことでミスを防ぎ、内容の濃い準備をすることができます。

一時的に人員を増員する

会社の状況にもよりますが、明らかに普段よりも多すぎる業務が一時的に発生してしまうので事前にその時期だけ人員を増員できないのか検討してみるのもよいです。

社内の他の業務の担当に手伝ってもらうのもいいですし、数か月のみ派遣社員を雇うという方法もあります。
採用業務の経験者なら電話応対も慣れていますしそれなりに戦力になります。

普段の採用担当者以外にも依頼できる業務の例にはこのようなものがあります。

・学生の面接会場への案内、電話での面接案内

・面接資料作成(履歴書のコピー等)

・セミナー参加予約者リストの作成(サイトのエントリーデータの加工)

・筆記試験の監督

・大学就職課等へのDM発送業務

探してみるとお願いできる業務はたくさんあります。

どれだけ事前準備を進められるかがカギ

採用業務はどうしてもその時でないとできない業務も多々発生してしまうので深夜残業が頻繁に発生してしまう時期でもあります。

それでも事前にできることは前もって準備しておくことで目の前のタイムリーな業務に集中することができれば、繁忙期を効率的に乗り切ることができます。

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