採用担当の教科書

会社説明会の回数ってどのくらい?会社説明会の忙しさを乗り超えるためにすべき3つのこと

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みなさんの企業では、1日に何回、週に何回説明会を開催していますか?

採用活動のピークの時期となり、説明会や選考活動が重なるとなかなかハードですよね。
今回は、会社説明会の平均的な回数と、会社説明会の忙しさのピークの乗り越え方をお伝えします。

会社説明会の回数は前年度の数値から計算する

採用人数・セミナールームの大きさによっても説明会の回数は変わってくると思いますが、説明会のピークとなる時期には、「ほぼ毎日」もしくは「週に2~3回」は開催する企業も多いと思います。

とはいえ、企業によって様々だと思いますので、適切な会社説明会の回数の算出方法をお伝えします。

  • 1、前年度のエントリーから説明会参加者の割合を出す
  • 2、説明会参加人数から次の選考への進んだ人の割合を出す
  • 3、各選考から内々定までの割合を出す
  • 4、内々定から内定承諾・入社までの割合を出す
  • 5、採用目標人数から逆算し、目標達成に何人の説明会参加人数が必要か計算する
  • 6、1回の説明会で対応可能な人数を決め、全部で何回開催すればいいか計算する
  • 7、採用活動の終了時期にあわせ、逆算して日程を決めていく

こういった形で、実際に会社説明会が何回必要になるのか、その頻度はどの程度になるのか計算しましょう。

他社や前年度の回数を参考にして決めたくなりますが、採用人数や採用手法が変われば、おのずと必要な会社説明会の回数も変わります。

そのためにも、エントリー数から説明会の参加数、各選考の進み具合など、毎年の採用活動データをきちんと残しておくと、自社のエントリーから内定までの進捗率が分かり目安にしやすいのでおすすめです。

採用ピークを乗り越えるためにすべき3つのこと

上記のように割り出していると、ピーク時には説明会を毎日開催し、選考業務などで夜遅くまでお仕事ということもあると思います。
その忙しさを乗り切ればあと少しで採用活動もひと段落。

最後に、採用ピーク時の忙しさを乗り越えるためにすべきことをお伝えします。

とにかく体調管理を大切に!

基本中の基本ですが体調管理がなによりも大事です。
説明会のような場で、ずっと話をしていると声が出なくなってしまう、ということもあります。
特に、のどを守るために、マスクをする・うがい手洗いをする等基本の体調管理がかかせません。

採用担当者の代わりは、ほかの業務に比べても替えがききにくい役職です。
どんなに忙しくても体調管理を第一にしていきましょう。

会社説明会ごとに振り返りをすぐにする

アンケートは説明会後に必ず目を通し、軌道修正できる点はすぐに対応しましょう。
学生のアンケートを参考に修正できそうなことはすぐ修正し、大きな乖離がないようにするのが大事です。

また、大事な点としては、すぐに振り返ることです。
会社説明会の開催が終わっても、その後の面接や選考で忙しさのピークは過ぎているわけではありません。
まとまった時間をとって振り返りをするよりも、その都度で小さな点でもいいので修正していったほうが結果的に質が高く、まとめて振り返るときに楽になるはずです。

問い合わせに対応する時間を決める

メールや電話での問い合わせなどが多くなると思いますが、電話対応時間やメールでの対応時間を決め、その他は対応しない、と決めるのも大切です。
なるべく問い合わせには早く対応したいと思いますが、説明会や選考が重なると日中できない事務作業が溜まってしまいます。

そういった作業をきちんと行うためにも、問い合わせ対応は17:00までなど決めて、WEBサイトや採用ナビサイトに明記しておくとよいでしょう。

採用活動のピークになると、とにかく時間がなくて忙しくなるかと思います。
ですが、工夫次第でまだまだ時間をつくることはできるはずです。

■会社説明会の適切な回数を算出する
■体調は崩さない
■問い合わせに対応する時間を決める

といった点を意識し、会社説明会が重なる採用活動のピークを乗り切ってください!

金子愛

金子愛

法政大学卒業。 2008年株式会社クイック入社。 求人広告営業を経験後、営業企画、研修、新卒採用担当を経験。 企業で働く人や学生と接している中で、“多くの選択肢を知った上で、自分の生き方や職業を選択すること”の重要性を感じ、現在は、千葉県富津市金谷で多世代交流ができるようなコミュニティづくりをしている。

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