採用担当の教科書

選考案内時に気を付けるべき メールや電話での案内について

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学生を選考する際にはメールや電話で選考の案内をします。
電話だけではなくメールや採用ナビサイトのメッセージも使えるようになり、便利な世の中にはなりましたが、その分使い方を誤ると余計な業務が発生してしまいます。
使用の際の注意点について考えてみましょう。

余計な問い合わせが生じないように

メールでの案内は、その場で相手の反応がない一方的な連絡です。
必要な情報をすべて網羅して送信したいところですね。
後から質問の電話などが来ると対応するのに二度手間になってしまいます。

特に、持参品については分かりやすいところに記入しておきましょう。
また、選考の結果についても何日以内に連絡をするのか、次の連絡は合格者のみなのかについては正確にわかりやすく述べておきましょう。

このあたりの問い合わせが来ると対応にとても気を使います。
さらに、見やすく簡潔にメールの際は行をあけてわかりやすいレイアウトで連絡をしましょう。
このメールも携帯で閲覧される可能性を考えながらレイアウトを考えてみましょう。

連絡対象の学生を間違えると大変なことに

これは絶対にあってはならないことですが、対象ではない学生に誤った連絡が絶対にいかないようにしましょう。
面接の対象ではない学生に面接案内の連絡が行っては大変です。
電話ならまだわかりやすいかもしれませんが、メールなどを一斉に送る際も、対象者の区分けがきちんとできていないと、関係ない学生にメールを送ってしまうかもしれません。

業務繁忙の時期ですが、学生データーの管理には十分気をつけましょう。
採用活動の忙しい時期には膨大な学生のデーターをいかに管理していくかが重要になっていきます。
一時的にもデーター整理専用の人員を設けてもいいかもしれません。

その案内はメールで大丈夫ですか?

すべてが電話連絡だった時期に比べてメールで連絡が済む場合が増えてきてのではないでしょうか。
ですが、何でもメールでの連絡でよいのでしょうか。
選考関係のメールで案内をする場合は、可能であれば学生からも確認の返信をしてもらうシステムにした方が無難です。

また、ある程度進んだ面接であれば直接電話でやりとりをしたいところでもあります。
メールと違って電話はなかなか学生に繋がらない場合もあり、会社にとっても手間がかかるツールではありますが、ダイレクトに学生の反応を知ることができます。
メールではなかなか人となりは見えてこないものですが、電話なら直接話をするので学生の手ごたえをある程度感じ取ることができるのではないでしょうか。

一対一でのやりとりを大切に

セミナーでは大人数であった学生が、選考が進むにつれて絞られた人数になってきます。
電話でもメールでも、そこでの学生一人一人とのやりとりは大切にしていきたいものです。
採用活動はネット上のメディア活用が盛んになって来ていますが、最後には人対人のマッチングであることを忘れないでいたいところですね。

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