採用担当の教科書

社員の退職手続きで必ずやるべき3つのこと

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社員が退職する際には様々な手続きをする必要があります。
その基本の手続きと注意点について詳しく解説していきます。
退職後の社員とトラブルにならないためにも手続きに漏れがないようにしましょう。

雇用保険喪失届と離職票の届け出は最も重要な手続き

退職手続きの一つとして重要なのはハローワークへの雇用保険喪失届と離職票の届け出です。
離職票は少しでも早く失業給付をもらえるために早めに欲しがる退職者も多いのでできるだけ早めに交付するようにしましょう。
また、雇用保険の被保険者証を預かって会社で保管している場合は、この時に離職票と一緒に渡すと退職者にも分かりやすいです。

さらに、次の就職先が決まっている場合などで離職票が不要の場合も退職時に発行した方がよいかもしれません。
数ヶ月で新しい就職先を辞めるようであれば前職の離職票も必要になってくるからです。
離職票に記載の退職理由で後々もめることのないように退職理由が自己都合なのであれば退職願を書いてもらうなどの証拠となる書類を書いておいてもらいましょう。
逆に解雇を言い渡したのであれば、30日分の平均賃金を払うか、解雇の30日前に予告をする必要があるので後からトラブルにならないように注意して下さい。

健康保険の任意継続手続きの説明は忘れずに

社会保険関係では社会保険の被保険者資格喪失届を日本年金機構と健康保険組合に提出する必要があります。
この時に辞める従業員から保険証をきちんと回収しましょう。

また、扶養者の分も忘れがちなので必ず回収しましょう。
辞めてからも健康保険証を使われるようなことがあれば大変です。
会社で年金手帳を預かって保管している場合も、忘れずに返却するようにしましょう。

社会保険の手続きで忘れてはならないのは、健康保険の任意継続手続きについての説明です。
任意継続は手続きの期限が退職日の翌日から20日以内と決められているので手続きに間に合わないと大きなミスにつながります。
国民健康保険とどちらを選ぶかは本人次第ですし、保険料もどちらがお得なのかは一概には言えませんが扶養者もいる場合などは明らかに任意継続の方が払う保険料が少ない場合があります。
期限が決められている手続きであるために説明を聞いていないなどのトラブルになることを避けるためにも必ず説明をしておきましょう。

その他のトラブルを避けるために

その他の手続きとしては源泉徴収票の発行があります。
これは随時発行できる場合と12月になってから発行して送る場合があると思います。

トラブルを避けるためには随時発行の場合が望ましいですが、そのあたりは会社の状況次第でよいでしょう。
また、会社の職種にもよりますが、会社の仕事上で知り得た機密情報などを辞めてからも他に漏らすことをしませんというような誓約書を書かせた方がよい場合があります。
個人情報を取り扱う業種や他社に漏らしてはいけない最先端の技術などを使用している会社はこの誓約書の導入を検討してもよいでしょう。
細かいところでは会社の備品や名刺、社員証なども忘れずに返却してもらうようにしましょう。

漏れのないように最新の注意を払いましょう

基本的な退職時の手続きは以上の通りです。
漏れが絶対にないように注意しましょう。
退職した元社員に連絡をとるのは難しいこともあります。
人事関係は絶対にミスの許されない職種だという心持ちで業務に取り組んでいきましょう。

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