採用担当の教科書

辞退を阻止する?選考辞退メールへの対応方法について

Question in trouble

学生から選考辞退のメールが来ると、これまでの手間やコストから、採用担当者としてはがっかりしたり、腹が立ったりするものでしょう。
ただ、就活生はこれまでもこれからも「お客様」でもある存在です。
だからこそ、採用担当者は落ち着いて、しかもすばやくしなければならないことがあります。
また逆に、絶対にしてはいけないこともあります。そんな対応方法についてまとめました。

ぜひとも採用したかった人材かを考える

辞退して来た学生が、「ぜひとも採用したかった人材」だったのかどうかを確認しましょう。
満場一致で採用すべき人材であれば、選考辞退を考え直してもらえないかのアクションを起こしましょう。

選考を辞退してくるということは、他社の選考を優先したということのはず。
何が何でも入社してもらいたい人であれば、一発逆転を狙って、その学生に対する自社の熱意を伝えましょう。
可能な限り早く対応し、「面接の日程を動かしてもいいから、自社に来てほしい」とアピールすると、考え直してもらえるかもしれません。
ただ、その後の選考で不採用となる可能性もありますから、学生が「内定が確実かもしれない」と誤解をしてしまわないように注意しましょう。
それでも辞退されたのなら、すぐに引き下がりましょう。しつこくすると、自社のイメージが悪くなりかねません。

メールへの返信をする

「満場一致で採用確定だ」という人でなかった場合は、辞退の連絡を受けた旨の返信をしておくと良いでしょう。
辞退してくるということは、その学生の就職活動は少なくともうまくいっていないわけではありませんから、「○○さんの今後のご活躍をお祈り申し上げます」としても慇懃無礼とは受け止められないでしょう。

絶対にしてはいけないこと

確かに、選考辞退の連絡はメールで済ませず、電話でしてくるべき話です。
しかし、あなたが電話をして会社に呼び出したりしてはいけません。
対応次第では、就活生の間で都市伝説のように語られる、「辞退したら会社に呼び出されて、コーヒーをかけられた」などという話のように、その学生の知人や後輩にまで語り継がれてしまうだけです。

また、就活生の口コミも甘く見てはいけません。ネットの普及で、簡単に情報交換を行っているので、悪いうわさはあっという間に広がってしまいます。
だからこそ、選考辞退した学生に、不満をぶつけてはいけません。

それまでは、あなたと学生は「採用担当者と就活生」でした。
けれども、採用活動を通した関係ではなくなった瞬間、「その会社の人とお客様」です。
多少の不満はあっても、「ありがとうございました」という気持ちで、社会人の先輩として大人の対応をするように心がけましょう。

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